Sr. Administrative Assistant, (A242210-1), 207, Administration

Job title: Sr. Administrative Assistant, (A242210-1), 207, Administration

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoRevisado: 8/1/2024; 05/04/2024Proporciona apoyo administrativo y de oficina. Programa citas, ayuda con proyectos especiales, procesos de nómina y presupuesto, mantiene registros actualizados de pagos de contratos, administra cuentas por cobrar, formularios de viaje y otra correspondencia relevante y brinda un excelente servicio al cliente.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALESLa intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Recibe y procesa facturas de manera eficiente y oportuna. Solicita cotizaciones de proveedores y ayuda con preguntas o inquietudes sobre facturación.
• Ayuda con el desarrollo y la implementación del programa de gestión de registros del departamento, incluido el procesamiento, registro, archivo y recuperación eficientes de los materiales necesarios.
• Mantiene inventario de suministros de campo de oficina/ingeniería y equipos contra incendios para el departamento; garantiza que el personal del departamento tenga los artículos necesarios.
• Prepara y mantiene registros y archivos del personal de bomberos; tipos de memorandos, declaraciones, cartas, informes y otros documentos.
• Detecta visitantes de la oficina y llamadas telefónicas; recibe y encamina el correo entrante; Proporciona información y responde a quejas.
• Gestiona y procesa la nómina del departamento; garantiza que la documentación adecuada se procese y se envíe de manera oportuna.
• Prepara y mantiene registros y archivos para todos los proyectos del departamento.
• Gestiona y procesa la nómina; garantiza que la documentación adecuada se procese y se envíe de manera oportuna.
• Administra y procesa caja chica; garantiza que la documentación adecuada se procese y se envíe de manera oportuna.
• Gestiona y procesa formularios de viaje; garantiza que la documentación adecuada se procese y se envíe de manera oportuna.
• Prepara diferentes informes de proyectos según sea necesario.
• Responsable de la administración de cuentas por cobrar diversas.
• Ayuda a actualizar la página web de los departamentos según sea necesario.
• Recomienda una forma de mejorar los procesos de cuentas por cobrar varias
• Preparado para presentaciones ante la administración de la ciudad, el alcalde y el concejo municipal según sea necesario.
• Debe seguir todas las reglas de cortesía telefónica en todas las comunicaciones telefónicas.
• Debe mostrar profesionalismo y respeto en todo momento hacia el personal y los clientes de la Ciudad.
• Preparar Ofertas en el sistema Cit-E-Bid
• Preparar los puntos de la agenda
• Realiza otras tareas que se le asignen.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALESConocimiento de:

• Conocimiento de las políticas, procedimientos y prácticas del departamento.
• Conocimientos en relaciones públicas y comunicación.
• Conocimiento de principios básicos de contabilidad y gestión financiera, como elaboración de presupuestos y seguimiento de costes.
• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas computadoras y software aplicable, como Naviline, Office 365, Bluebeam, Adobe Acrobat y Docuware ESO, el programa de software de soluciones y el programa de software WebEOC. Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.

Destrezas y habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, cambiando a menudo de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas.
• Capacidad de cumplir horarios y plazos del trabajo.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de la información y los límites profesionales.
• Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz tanto de forma oral como escrita.
• Capacidad para mantener buenas habilidades de planificación y organización.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para dar instrucciones y lograr el cumplimiento del personal asignado.
• Capacidad para realizar trabajos extenuantes y rutinarios.
• Capacidad para mantener una licencia de conducir de Texas válida y un buen historial de conducción.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para cumplir con todas las políticas y procedimientos de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para mantener buena salud y condición física suficiente para permitir el pleno desempeño de las funciones propias de este puesto.

AMBIENTE/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICASRequisitos de esfuerzo físico
La posición tendrá las siguientes exposiciones.

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Exposición ocasional a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. Trabajo ocasional fuera de casa.
• Exposición frecuente a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. La mayoría de los trabajos se realizan al aire libre o con exposición a riesgos.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.
• Ejercer hasta 35 libras de fuerza ocasionalmente, hasta 20 libras de fuerza con frecuencia y/o hasta 20 libras de fuerza teniendo que mover objetos constantemente.

Ubicaciones del entorno laboral
El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laboralesA veces

• Ambiente al aire libre
• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Sitio de construcción
• Espacio confinado

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar
• Vehículos
• Entorno de almacén

Exposiciones
El puesto requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientalesRara vez

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Enfermedades contagiosas
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.

A veces

• Individuos hostiles o furiosos.
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Piezas mecánicas móviles
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

Viajar

El puesto requerirá que el empleado viajeRara vez

• Viajes internacionales

A veces

• viajes regionales
• viajes nacionales

Frecuentemente

• Viaje Local

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Licenciatura de un colegio o universidad acreditada* en Administración de Empresas, Administración Pública o campo relacionado
• Al menos cinco (5) años de experiencia en un soporte profesional a nivel administrativo.

*Consejo de Educación Superior de Acreditación (CHEA)Licencias y certificaciones válidasLicencias y certificaciones requeridasNinguno
Licencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, estatus socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.

Expected salary: $44803.2 – 56014.4 per year

Location: Laredo, TX

Job date: Sun, 21 Apr 2024 23:12:16 GMT

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