Sr. Administrative Assistant, (A241515-2), 207, Development Review

Job title: Sr. Administrative Assistant, (A241515-2), 207, Development Review

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoRealiza trabajo de personal responsable realizando diversas tareas para relevar a un administrador de alto nivel de los detalles administrativos. Proporciona apoyo administrativo y de oficina. Programa citas, ayuda con proyectos especiales y mantiene registros actualizados de contratos y otra correspondencia relevante.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES

La intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Participa en la elaboración de registros departamentales, informes, facturaciones, documentos legales, informes estadísticos, manuales, bases de datos de listas, archivos generales y de correspondencia, etc.; Revisar e inspeccionar el trabajo de los subordinados para garantizar la exactitud e integridad del mismo.
• Realiza pedidos, verifica recibos y mantiene equipos y suministros de oficina; realiza pedidos de suministros e imita llamadas de servicio en fotocopiadoras, computadoras personales, impresoras, teléfonos, etc.; determina las necesidades de equipo para mejorar la eficiencia de la oficina; coordina y supervisa el mantenimiento de la oficina y/o edificio
• Coordina y participa en proyectos especiales según las indicaciones del administrador; revisa las políticas y procedimientos según las indicaciones; interpreta directrices y difunde la información requerida
• Coordina y supervisa los procedimientos de compra para garantizar que se carguen los fondos adecuados; verifica estimaciones y recomienda compras; Procesa órdenes de compra y mantiene contratos de compra.
• Revisar folletos, artículos, correspondencia extensa y cambios en códigos, ordenanzas y reglas y regulaciones para garantizar que los procedimientos y la producción de la oficina cumplan con las regulaciones locales, estatales y federales; informa los hallazgos al superior administrativo
• Realiza investigaciones sobre un tema asignado; compila datos administrativos y estadísticas y asegura material para su uso en la preparación de discursos e informes
• Prepara o edita informes anuales y/u otros informes periódicos, comunicados de prensa y artículos especiales.
• Recibe y procesa facturas de manera eficiente y oportuna. Solicita cotizaciones de proveedores y ayuda con preguntas o inquietudes sobre facturación.
• Ayuda con el desarrollo y la implementación del programa de gestión de registros del departamento, incluido el procesamiento, registro, archivo y recuperación eficientes de los materiales necesarios.
• Mantiene el inventario de suministros y equipos de oficina/limpieza para el departamento; garantiza que el personal del departamento tenga los elementos necesarios.
• Prepara y mantiene registros y archivos del personal; tipos de memorandos, declaraciones, cartas, informes y otros documentos.
• Detecta visitantes de la oficina y llamadas telefónicas; recibe y encamina el correo entrante; Proporciona información y responde a quejas.
• Realiza el trabajo relacionado según lo requerido.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALESConocimiento de:

• Conocimiento de las políticas, procedimientos y prácticas del departamento.
• Conocimientos en relaciones públicas y comunicación.
• Conocimiento de principios básicos de contabilidad y gestión financiera, como elaboración de presupuestos y seguimiento de costes.
• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas las computadoras y el software aplicable, como el programa de software ESO Solutions y el programa de software WebEOC.
• Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.

Destrezas y habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, cambiando a menudo de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas.
• Capacidad de cumplir horarios y plazos del trabajo.
• Capacidad para mantener la confidencialidad de la información y los límites profesionales.
• Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz tanto de forma oral como escrita.
• Capacidad para mantener buenas habilidades de planificación y organización.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para dar instrucciones y lograr el cumplimiento del personal asignado.
• Capacidad para realizar trabajos extenuantes y rutinarios.
• Capacidad para mantener una licencia de conducir de Texas válida y un buen historial de conducción.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para cumplir con todas las políticas y procedimientos de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para mantener buena salud y condición física suficiente para permitir el pleno desempeño de las funciones propias de este puesto.
• Capacidad para proporcionar liderazgo y coordinación efectivos en el desarrollo de soluciones, recomendando nuevas técnicas y supervisando al personal.

AMBIENTE/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICASRequisitos de esfuerzo físico
La posición tendrá las siguientes exposiciones.

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.

Ubicaciones del entorno laboral
El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laboralesNunca

• Espacio confinado

Rara vez

• Ambiente al aire libre
• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Sitio de construcción
• Vehículos
• Entorno de almacén

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar

Exposiciones
El puesto requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientalesNunca

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Piezas mecánicas móviles
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

Rara vez

• Calor extremo (más de 100 grados)

A veces

• Individuos hostiles o furiosos.

Viajar

El puesto requerirá que el empleado viajeNunca:

• viajes nacionales
• Viajes internacionales

Rara vez

• Viaje Local
• viajes regionales

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Licenciatura de un colegio o universidad acreditada* en Administración de Empresas, Administración Pública o campo relacionado
• Al menos cinco (5) años de experiencia en soporte administrativo de alto nivel.

*Consejo de Acreditación de Educación Superior (CHEA)Licencias y certificaciones válidasLicencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, nivel socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.

Expected salary: $44803.2 – 56014.4 per year

Location: Laredo, TX

Job date: Fri, 21 Jun 2024 01:21:17 GMT

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