Administrative Specialist – Admin Services

Job title: Administrative Specialist – Admin Services

Company: Central Health

Job description: Descripción general:Bajo supervisión general, el especialista administrativo realiza tareas y apoyo administrativo desde simples a complejos bajo la dirección de un puesto de supervisión. El especialista administrativo actúa como contacto de la oficina principal para todos los visitantes y personas que llaman. Es posible que el especialista administrativo deba trabajar temprano en la mañana, en la tarde y los fines de semana, según sea necesario, para apoyar las reuniones. El especialista administrativo es un miembro esencial del equipo y apoya a los empleados de Central Health para brindarles acceso a atención de alta calidad. Responsabilidades:Funciones esenciales:

• Realiza tareas de recepcionista, saluda, ayuda a pacientes y visitantes respondiendo preguntas, dirigiéndolos a la ubicación o persona adecuada, asigna y recopila credenciales de visitante y mantiene un registro de todas las credenciales temporales.
• Responde líneas telefónicas, filtra y enruta llamadas, recibe y transmite mensajes y responde a las consultas de los clientes.
• Proporciona apoyo administrativo para reuniones tempranas, nocturnas y de fin de semana.
• Realiza la entrada de datos y otros trabajos informáticos utilizando aplicaciones de Microsoft 365.
• Proporciona apoyo administrativo, incluido el escaneo, la impresión, la investigación y otros proyectos especiales.
• Sirve como respaldo a las funciones de supervisor de la oficina administrativa para la continuación de las operaciones administrativas.
• Proporciona diversas tareas administrativas, desde simples hasta complejas, y brinda un servicio de alto impacto con excelente servicio al cliente y atención al detalle.
• Brinda asistencia a todos los departamentos de Salud Central con cualquier proyecto especial u otras tareas.
• Toma las precauciones necesarias para el manejo adecuado de la información clasificada, confidencial y sensible.
• Gestiona todo el correo saliente y entrante, servicios nocturnos y servicios de mensajería.
• Compra correo y suministros para pasar la noche y mantiene un inventario adecuado.
• Gestiona, opera, suministra pedidos y programa cualquier mantenimiento necesario de impresoras, trituradoras y cualquier otro equipo de oficina.
• Informa cualquier necesidad de mantenimiento y da seguimiento al Departamento de Instalaciones.
• Gestiona los horarios de las salas de reuniones y publica todos los calendarios o agendas de las salas de reuniones.
• Coordina las necesidades de reuniones con los coordinadores de reuniones y garantiza que cada reunión se organice de acuerdo con las solicitudes.
• Actúa como experto en equipos, aplicaciones y software de audio y visual para todas las salas de reuniones.
• Coordina los servicios de limpieza con el trabajador de conserjería para garantizar que todas las salas de reuniones estén adecuadamente limpias y listas para las reuniones.
• Actúa como coordinador de cualquier necesidad de limpieza, ayuda con los controles de calidad del servicio prestado y hace recomendaciones sobre acciones correctivas.
• Sirve como miembro del equipo de seguridad.
• Apoya el programa de Gestión de Registros y los programas de extensión comunitaria.
• Realiza otras tareas que le sean asignadas.

Conocimientos, Habilidades y Habilidades:

• Procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, como sistemas de procesamiento de textos y bases de datos, sistemas de gestión de archivos y registros, transcripciones y otros procedimientos y terminología de oficina.
• Elaboración de presupuestos y previsiones a corto y largo plazo.
• Resolución de problemas.
• Habilidades de comunicación, tanto verbal como escrita.
• Conocimiento de métodos y técnicas de confidencialidad para el adecuado manejo y precauciones de información clasificada, confidencial y sensible.
• Desarrollo e implementación de procesos administrativos.
• Discreción y juicio independientes.
• Atención al detalle.
• Capacidad para manejar prioridades competitivas en un entorno que cambia rápidamente.
• Fuertes habilidades interpersonales con capacidad para interactuar de manera efectiva, tanto externa como internamente, con una amplia gama de personas.

Calificaciones:Educación mínima: Diploma de escuela secundaria o equivalente.Educación mínima: Tres (3) años de experiencia relacionada.

Expected salary:

Location: Austin, TX

Job date: Sat, 12 Oct 2024 05:17:02 GMT

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