Administrative Assistant, (A244110-5), 205, Administration

Job title: Administrative Assistant, (A244110-5), 205, Administration

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoProporciona apoyo de oficina a uno o más departamentos de la ciudad. Ayuda con los procesos de nómina y presupuesto, mantiene archivos de personal y realiza tareas administrativas generales para mantener la productividad de la oficina.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES

La intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Gestiona y procesa la nómina del departamento; garantiza que la documentación adecuada se procese y se envíe de manera oportuna.
• Supervisa las compras del departamento; contacta proveedores, prepara solicitudes y procesa órdenes de compra.
• Ayuda con el proceso de contratación abriendo solicitudes para ofertas de trabajo, programando entrevistas y recomendando solicitudes tras la selección.
• Prepara y procesa viajes para el departamento cuando es necesario.
• Ayuda con el centro de llamadas del departamento y brinda servicio al cliente. Ayuda a los empleados con consultas sobre políticas y procedimientos de recursos humanos.
• Realiza funciones de contabilidad, incluido el registro de transacciones financieras, la gestión de cuentas por cobrar y cuentas por pagar y la preparación de la documentación necesaria para transferencias. Mantiene la caja chica, la distribución y el inventario de activos del departamento; prepara y mantiene informes y registros.
• Ayudar en la preparación y presentación de informes presupuestarios.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALES
Conocimiento de:

• Conocimientos en manejo de efectivo, contabilidad y mantenimiento de registros.
• Conocimiento de las políticas, procedimientos y procesos de la Ciudad de Laredo.
• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas computadoras y software aplicable, como Microsoft Office, AS400.
• Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.
• Conocimiento de los métodos y prácticas de recopilación y análisis de datos.

Destrezas y habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, cambiando a menudo de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Capacidad para mantener la atención al detalle.
• Capacidad para mantener registros, reunir y organizar datos y preparar informes.
• Capacidad para comunicarse eficazmente, tanto de forma oral como escrita, en inglés y español.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas.

AMBIENTE/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICASLa posición de requisitos de esfuerzo físico tendrá las siguientes exposiciones

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.

Ubicaciones del entorno laboral El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laboralesNunca

• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Sitio de construcción
• Espacio confinado
• Vehículos
• Entorno de almacén

Rara vez

• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Sitio de construcción
• Espacio confinado
• Vehículos
• Entorno de almacén

A veces

• Ambiente al aire libre

Frecuentemente

• Oficina o ambiente interior similar

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar

Exposiciones La posición requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientalesNunca

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Enfermedades contagiosas
• Piezas mecánicas móviles
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

Rara vez

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Enfermedades contagiosas
• Piezas mecánicas móviles
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

A veces

• Individuos hostiles o furiosos.

El puesto de viaje requerirá que el empleado viajeNunca:

• Viaje Local
• viajes regionales
• viajes nacionales

Rara vez:

• Viaje Local
• viajes regionales
• viajes nacionales

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Título asociado o 60 horas universitarias completadas de un colegio/universidad acreditada en Administración Pública, Administración de Empresas o campo relacionado.
• Al menos cinco (5) años de experiencia en soporte administrativo avanzado.

Licencias y certificaciones válidasLicencias o certificaciones requeridas

• Ninguno

Licencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, nivel socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.

Expected salary: $18.13 per hour

Location: Laredo, TX

Job date: Wed, 03 Apr 2024 03:01:59 GMT

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