Administrative Assistant, (A249420-1), 205, Housing Rehab

Job title: Administrative Assistant, (A249420-1), 205, Housing Rehab

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoRevisado: 8/1/2024Planifica, administra, asiste y evalúa en la planificación, administración y evaluación de programas, proyectos o funciones del departamento. Realiza una variedad de tareas de personal administrativo, que pueden no seguir una rutina prescrita.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALES

La intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Administra un programa, proyecto o función asignado de las operaciones de un departamento; monitorea el cumplimiento de la política, la ley y/o el presupuesto; garantiza que se tomen las medidas adecuadas en cada fase de finalización; Garantiza que el programa, proyecto o función cumpla con los cronogramas prescritos.
• Ayuda en el desarrollo de nuevos métodos y procedimientos para programas, proyectos u operaciones funcionales; evalúa métodos y recomienda modificaciones según sea necesario.
• Prepara, mantiene, procesa y distribuye diversos informes, registros, documentos legales, análisis y otros documentos pertinentes para el buen funcionamiento del programa o proyecto; garantiza que el mismo cumpla con las leyes locales, estatales y federales y con los requisitos de contratos y programas.
• Libera a un superior administrativo de detalles administrativos, como preparar y procesar solicitudes de compra, preparar facturaciones y verificar que los informes operativos sean precisos y cumplan con las políticas y estándares.
• Ayuda al personal administrativo del departamento a escribir y preparar cartas, memorandos, boletines informativos, informes de estado, ordenanzas, resoluciones y comunicaciones del Consejo. Identifica problemas operativos o de políticas; recopila, analiza y prepara recomendaciones, incluidos los métodos de implementación.
• Desarrolla, mantiene y actualiza el sistema de archivo de los departamentos.
• Actúa como representante del programa o proyecto según sea necesario; Asiste a reuniones de varios comités o programas comunitarios.
• Recibe quejas del público; trabaja con el departamento/personal apropiado para remediar quejas justificadas.
• Explica la información departamental/del programa a los ciudadanos, grupos de vecinos y otras partes interesadas.
• Coordina y participa en proyectos especiales según las indicaciones del supervisor; revisa las políticas y procedimientos según las indicaciones; interpreta directrices y difunde información.
• Ayuda a mantener una buena comunicación entre el personal, los visitantes y otros contactos comerciales.
• Ayudar en la revisión de declaraciones de liquidación, documentos legales, tasaciones, contratos, escrituras, declaraciones de impuestos y otros instrumentos relacionados con bienes raíces.
• Maneja pagos diarios, recibos y depósitos en efectivo para cumplir con la política de manejo de efectivo de la ciudad.
• Debe seguir todas las reglas de cortesía telefónica en todas las comunicaciones telefónicas.
• Responsable de la admisión de solicitudes para el programa de rehabilitación de vivienda y/o programas de vivienda relacionados.
• Presenta solicitudes elegibles para financiación; da seguimiento a las solicitudes pendientes y notifica a los solicitantes sobre su estado; asegura documentación adicional del solicitante según sea necesario.
• Ayuda en los esfuerzos de marketing para el Programa de Rehabilitación de Vivienda del Departamento.
• Prepara solicitudes de materiales, suministros y servicios según sea necesario.
• Se requerirá conducir un vehículo de la ciudad para uso comercial de la ciudad.
• Realiza el trabajo relacionado según lo requerido.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALESConocimiento de:

• Conocimiento de las políticas, procedimientos y procesos de la Ciudad de Laredo.
• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas computadoras y software aplicable, como Microsoft Office, AS400.
• Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.
• Conocimiento de los métodos y prácticas de recopilación y análisis de datos.
• Conocimiento de teorías, prácticas y procedimientos avanzados de oficina, secretaría y contabilidad.

Destrezas y habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, cambiando a menudo de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Capacidad para mantener la atención al detalle.
• Capacidad para mantener registros, reunir y organizar datos y preparar informes.
• Capacidad para comunicarse eficazmente, tanto de forma oral como escrita, en inglés y español.
• Capacidad para establecer y mantener relaciones laborales efectivas.
• Capacidad para construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con otros.
• Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz tanto de forma oral como escrita.
• Capacidad para mantener buenas habilidades de planificación y organización.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para dar instrucciones y lograr el cumplimiento del personal asignado.
• Capacidad para realizar trabajos extenuantes y rutinarios.
• Capacidad para mantener una licencia de conducir de Texas válida y un buen historial de conducción.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para cumplir con todas las políticas y procedimientos de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para mantener buena salud y condición física suficiente para permitir el pleno desempeño de las funciones propias de este puesto.

AMBIENTE/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICASRequisitos de esfuerzo físico
La posición tendrá las siguientes exposiciones.

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Exposición ocasional a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. Trabajo ocasional fuera de casa.
• Exposición frecuente a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. La mayoría de los trabajos se realizan al aire libre o con exposición a riesgos.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.
• Ejercer hasta 35 libras de fuerza ocasionalmente, hasta 20 libras de fuerza con frecuencia y/o hasta 20 libras de fuerza teniendo que mover objetos constantemente.

Ubicaciones del entorno laboral
El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laboralesRara vez

• Sitio de construcción
• Espacio confinado
• Entorno de almacén

A veces

• Ambiente al aire libre
• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Vehículos

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar

Exposiciones
El puesto requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientalesRara vez

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Enfermedades contagiosas
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.

A veces

• Individuos hostiles o furiosos.
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Piezas mecánicas móviles
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

Viajar

El puesto requerirá que el empleado viajeNunca:

• Viajes internacionales

Rara vez

• viajes regionales
• viajes nacionales

A veces

• Viaje Local

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Título asociado o 60 horas universitarias completadas de un colegio/universidad acreditada en Administración Pública, Administración de Empresas o campo relacionado.
• Al menos cinco (5) años de experiencia en soporte administrativo avanzado.

Licencias y certificaciones válidasLicencias o certificaciones requeridas

• Ninguno

Licencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, nivel socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.

Expected salary: $18.13 per hour

Location: Laredo, TX

Job date: Mon, 18 Mar 2024 07:05:10 GMT

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