Administrative Assistant II

Job title: Administrative Assistant II

Company: TDIndustries

Job description: Resumen de trabajoProporciona apoyo administrativo a empleados o grupos no ejecutivos de la organización. Utiliza aplicaciones de software empresarial (por ejemplo, procesamiento de textos, presentaciones y hojas de cálculo) para preparar correspondencia, informes, presentaciones, agendas, actas, etc. Recibe, filtra y dirige llamadas entrantes, visitantes, correo y correo electrónico. Mantiene archivos, registros, calendarios y diarios. Puede organizar viajes de negocios, coordinar arreglos de reuniones y/o realizar un seguimiento de los gastos.Descripción general de la empresaEstablecida en 1946, TDIndustries se ha convertido en una de las principales empresas de servicios de instalaciones y construcción mecánica de Estados Unidos que presta servicios a clientes durante todo el ciclo de vida de una instalación, que incluye ingeniería, construcción, operaciones y mantenimiento. Durante 70 años, nuestra empresa propiedad de los empleados ha brindado servicios innovadores que optimizan el rendimiento de sistemas mecánicos y eléctricos de clase mundial que prestan servicios a instalaciones de atención médica, hoteles, escuelas, estadios deportivos, instalaciones de misión crítica y complejos industriales y otras instituciones esenciales.Nuestros empleados, a quienes llamamos “Socios”, son el corazón de nuestro éxito y lo que nos diferencia de nuestros competidores. La revista FORTUNE reconoció a TDIndustries como uno de los “100 mejores lugares para trabajar”, “Las 50 mejores organizaciones de capacitación” y las “30 mejores empresas para jubilarse” debido a nuestro sólido compromiso con el desarrollo personal y profesional de cada empleado.Deberes esenciales

• Realiza tareas generales de oficina, como mantener inventario y ordenar suministros, mantener registros y archivos, procesar facturas y mantener los armarios de suministros y las áreas comunes limpios y organizados. Proporciona soporte administrativo general para el equipo.
• Archiva y recupera documentos, registros e informes. Procesa documentos para actualizar y mantener archivos y registros; es decir, listas de teléfonos y direcciones, listas de distribución, etc.
• Recibe a los huéspedes de manera profesional, amigable y hospitalaria. Responde comunicaciones electrónicas y llamadas telefónicas, dirige llamadas a las partes apropiadas o recibe mensajes. Proporciona a quienes llaman información como la dirección de la empresa, direcciones para llegar a la ubicación de la empresa, números de fax de la empresa, sitio web de la empresa y otra información relacionada.
• Redacta, da formato y mecanografia la correspondencia rutinaria.
• Recibe, clasifica y reenvía el correo entrante. Coordina la entrega de servicios de correo urgente (FedEx, UPS, etc.).
• Reúne archivos de documentos comerciales para cada proyecto asignado. Ayuda con los libros de propuestas de ofertas para ventas y estimaciones. Obtiene planos y especificaciones para trabajos según lo solicitado. Ayuda a completar los documentos de cierre del proyecto, incluida la operación y mantenimiento.
• Prepara agendas y folletos de reuniones de apoyo.
• Prepara y codifica facturas, completa informes de gastos, cartas y otros documentos utilizando software de procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos o presentaciones. Colaborar con la actividad de caja chica. Completa la preparación del informe de gastos.
• Responsable de la función de cronometraje y entrada al sistema.
• Brinda soporte para renovaciones de licencias de socios, recordatorios de capacitación de empleados y ayuda con problemas con dispositivos móviles.

Requerimientos mínimos

• Diploma de escuela secundaria o su equivalente
• 2-5 años de experiencia
• Debe haber demostrado dominio de Microsoft Suite, como Outlook, Word, PowerPoint, OneNote, Excel.

TDIndustries es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades. TDIndustries recluta solicitantes calificados y avanza en el empleo de sus empleados sin distinción de raza, color, religión, sexo, género, orientación sexual, identidad de género, expresión de género, edad, discapacidad, información genética, origen étnico o nacional, estado civil, condición de veterano, o cualquier otra condición protegida por la ley. Minorías EOE/Mujeres/Veteranos protegidos/Discapacitados

Expected salary:

Location: Dallas, TX

Job date: Sat, 11 May 2024 00:55:58 GMT

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