Event Services & Office Support Specialist

Job title: Event Services & Office Support Specialist

Company: Laredo College

Job description: Deberes y responsabilidades esenciales

El especialista en servicios de servicios y gestión de oficinas es responsable de manejar una amplia gama de tareas que respalden el funcionamiento sin problemas de los servicios de eventos y la gestión de la oficina de la universidad. Esto incluye responder y enrutar llamadas entrantes, proporcionar información al público, administrar la logística de eventos, mantener registros financieros y supervisar a los empleados estudiantiles. El coordinador ayudará al director y al director asistente a programar y coordinar reuniones, eventos y comunicaciones con departamentos internos y agencias externas. El puesto requiere excelentes habilidades de organización, comunicación y gestión del tiempo, junto con la capacidad de resolver problemas, multitarea y mantener registros precisos. Además, el rol implica garantizar el mantenimiento de equipos de oficina, actualizar los procedimientos operativos estándar (SOP) y contribuir al mantenimiento del sitio web del departamento. El individuo deberá trabajar de forma independiente, tomar una iniciativa y mantener un entorno positivo y acogedor tanto para el personal como para los visitantes.Deberes y responsabilidades características

• Responda y enruta las llamadas entrantes en un complejo sistema telefónico digital, ayudando a las personas que llaman identificando las necesidades y proporcionando información precisa de varias fuentes sobre departamentos, instrucciones, números de teléfono, horas operativas y consultas universitarias generales. Dispensar información en persona cuando el volumen de llamadas permite y ayude en la capacitación de sustitutos de llamadas o empleados estudiantiles.
• Informes de procesos relacionados con las operaciones telefónicas, mantener registros de llamadas y manejar los altos volúmenes de llamadas de manera eficiente mientras se garantiza la ortografía precisa de los nombres de la base de datos. Informe problemas de consola o computadora al supervisor según sea necesario.
• Trabaje en estrecha colaboración con la gestión de riesgos contactándolos durante situaciones de emergencia y no emergencia para garantizar la comunicación y respuesta adecuadas.
• Mantenga registros financieros y administrativos, incluido el seguimiento de los ingresos y la asistencia para eventos universitarios, gestionar presupuestos, preparar facturas y generar informes detallados al tiempo que garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos de Laredo College.
• Facilite la comunicación y la coordinación al mantener un contacto constante con los miembros del equipo por correo electrónico, teléfono, mensajes electrónicos y walkie-talkies.
• Asistir al director y al director asistente en programación, coordinación y comunicación con varios departamentos y agencias externas para reuniones, programas especiales, exposiciones, conferencias y otros eventos. Registrar y mantener con precisión las actas de las reuniones.
• Supervisa las operaciones de oficina, incluido el uso y mantenimiento de equipos de oficina, como computadoras y máquinas de copias, y garantizar la presentación oportuna de los informes y documentos necesarios a la oficina comercial.
• Desarrollar, actualizar e implementar procedimientos operativos estándar (SOP) para garantizar la eficiencia y la claridad en las operaciones. Administre órdenes de trabajo para el mantenimiento de edificios y equipos.
• Asistir con el mantenimiento del sitio web del departamento, facilitar la entrega de documentos y materiales, y manejar los pagos en efectivo cuando sea necesario.
• Asistir con eventos en el campus según sea necesario por el departamento, incluida la configuración, la coordinación y el soporte logístico para garantizar operaciones sin problemas y una ejecución exitosa.
• Realizar otras tareas asignadas por el director.

Aviso: documentos requeridos
Para ser considerado para este puesto, debe cargar su (s) transcripción (s) no oficial (s). Si se recomienda para este puesto, se requerirá una transcripción oficial. Además, si se requiere una licencia o certificado para este puesto, cargue una prueba de su licencia/certificado actual.Requerido:

• Distribución de asociados en negocios o disciplina relacionada con la intención de completar en BA dentro de los 5 años.
• Experiencia de 5 años en el trabajo en un entorno de servicio al cliente y/u oficina con un fuerte énfasis en la contabilidad y la conciliación de cuentas.
• Licencia de conducir válida y seguro para vehículos con transporte confiable.

Privilegiado:

• Licenciatura en negocios o campo relacionado.
• Experiencia laboral de educación superior a tiempo completo. Mínimo de 3 años.
• Certificación de RCP.

• Entusiasta, positivo, de auto-emprendedor y orientado a los detalles con fuertes habilidades de comunicación oral/escrita, interpersonales y de marketing.
• Fuertes habilidades analíticas y de toma de decisiones; capaz de responder rápidamente a situaciones desconocidas; solucionador de problemas por encima del promedio y pensador crítico.
• Excelentes habilidades organizativas y de gestión del tiempo; Debe poder organizar y mantener de manera efectiva grandes volúmenes de registros. Fuertes habilidades de gestión de proyectos.
• Capacidad para iniciar contacto profesional con personas para establecer una relación.
• Debe mantener una fuerte ética de trabajo con excelente seguimiento.
• Automotivado y capaz de funcionar de forma independiente sin una supervisión directa extensa.
• Orientado detallado con un enfoque en lograr resultados óptimos mientras se mantiene altos estándares éticos y atención al cumplimiento de las políticas universitarias, la misión y los valores centrales.
• Interpretar preguntas, identificar problemas, leer manuales de referencia e identificar ideas procesables a partir de información ambigua y a veces limitada para proponer soluciones y mejoras de procesos
• Realice la entrada de datos y el procesamiento de textos con velocidad y precisión sin supervisión inmediata y constante.
• Conocimiento y experiencia en habilidades de soporte técnico de los estudiantes, es decir, recuperación de informes, operaciones de correspondencia y productos de comunicación.
• Capacidad para realizar múltiples tareas, funcionar bajo presión, trabajar de forma independiente, aceptar la responsabilidad con una supervisión limitada, administrar múltiples tareas hasta su finalización y trabajar con interrupciones frecuentes como parte de un entorno de equipo.
• La voluntad de conducir a través de una influencia positiva y tomar posesión y responsabilidad por acciones y decisiones.
• Anticipe las necesidades y cree un entorno acogedor, diverso e inclusivo.
• Altamente calificado en el uso de programas de Microsoft Office. Conocimiento y/o capacidad para aprender el sistema de computación administrativa Ellucian Banner, el sistema de gestión de eventos u otros sistemas similares.

Supervisión ejercida
Gerentes de estudiantes y asistentes de instalaciones para estudiantesSupervisión recibida

Director de servicios para eventosRequisitos físicos

Mientras realiza las tareas de este trabajo, se requiere regularmente el empleado para sentarse.
Ocasionalmente, se requiere que el empleado se pare, camine, se agache, arrodíe o se agacha.
El empleado ocasionalmente debe levantar y/o mover elementos que pesen hasta 50 libras.
Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.Ambiente de trabajo

El trabajo se realiza en un entorno de oficina estándar.
Trabaje dentro de un área bien iluminada y con aire acondicionado la mayor parte del tiempo.
El nivel de ruido en el entorno de trabajo suele ser tranquilo a moderado.Seguridad
Requerido para trabajar de manera segura y seguir reglas de seguridad.
Informe condiciones de trabajo y comportamiento inseguros.
Tome acciones razonables y prudentes para evitar que otros participen en prácticas inseguras.Condiciones especiales
El supervisor inmediato puede asignar otras tareas.
Es posible que se requiera trabajar fuera del horario laboral regular, según sea necesario.
Es posible que se requiera trabajar en un sitio o campus de trabajo universitario diferente según sea necesario.Declaración EEO
En cumplimiento del Título VI de la Ley de Derechos Civiles de 1964, la Orden Ejecutiva 11246 y el Título IX de las Enmiendas Educativas de 1972 y la Sección 504 de la Ley de Rehabilitación de 1973, Laredo College está abierto a todas las personas, independientemente de la raza, el color, la religión, el sexo, la edad, el estado matrimonial, la discapacidad o el origen nacional que de otra manera son elegibles para la admisión como estudiantes. Además, Laredo College es un empleador de igualdad de oportunidades y ningún solicitante o empleado será discriminado por la raza, el color, la religión, el sexo, la edad, el estado civil, la discapacidad o el origen nacional. Esta institución no ingresará a sabiendas en ningún acuerdo contractual para servicios o suministros con ninguna empresa que no siga prácticas de empleo justas.Títulos extranjeros
Los títulos extranjeros requieren una evaluación para la equivalencia de los Estados Unidos de una agencia de educación declarada aprobada o que se memb que con la Asociación Nacional de Servicios de Evaluación de Credenciales (NACES). Las transcripciones emitidas fuera de los Estados Unidos de América requieren un análisis de curso por curso con una declaración de equivalencia de un servicio de evaluación de transcripción certificado que verifica la equivalencia de grado a la de una institución acreditada dentro de los Estados Unidos. Este informe debe adjuntarse a su solicitud en línea al momento de la solicitud. Para su conveniencia, hemos proporcionado los siguientes enlaces para ayudarlo a cumplir con este requisito. Sin embargo, puede usar cualquier otro servicio de evaluación de transcripción certificado. http://tea.texas.gov/texas_educators/certification/out-of-state_certification/foreign_credential_evaluation_services/ http://www.naces.org/members.htmDescargo de responsabilidad

La descripción anterior es una descripción general del trabajo. No está destinado a ser una lista de deberes y responsabilidades con todo incluido del trabajo, ni está destinado a ser una lista con todo incluido de las habilidades y habilidades necesarias para hacer el trabajo. Los deberes y responsabilidades pueden cambiar con las necesidades comerciales. LC se reserva el derecho de agregar, cambiar, enmendar o eliminar partes de esta descripción del trabajo en cualquier momento, con o sin previo aviso. Se puede solicitar a los empleados que realicen otras tareas según lo solicitado, dirigido o asignado. Además, LC puede hacer adaptaciones razonables como su discreción para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Expected salary:

Location: Laredo, TX

Job date: Sun, 13 Apr 2025 06:46:39 GMT

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