Executive Assistant to Foundation President – Dallas

Job title: Executive Assistant to Foundation President – Dallas

Company: Methodist Health System

Job description: Horas de Trabajo: 8 a 5Días de la semana: MFTurno de Trabajo: 8X5 Día (Estados Unidos de América)Descripción del trabajo :Resumen del trabajo

• Ayudar directamente, planificar, organizar y ejecutar las reuniones del comité y del Patronato de la Fundación.
• Pensador estratégico para gestionar prioridades en competencia.
• Solucionador de problemas ingenioso, con iniciativa, buen juicio y discreción.
• Habilidades, conducta y criterio para interactuar adecuadamente, en nombre del Presidente de la Fundación, directamente con los miembros de la Junta de la Fundación y los principales donantes de la Fundación.
• Capacidad para soportar las necesidades periódicas del equipo directivo superior de la Fundación
• Proporciona de manera competente un nivel avanzado de tecnología de oficina para la resolución de problemas y la resolución de problemas.
• Capacidad para equilibrar prioridades cambiantes, interrupciones frecuentes y plazos urgentes.
• Proporciona asistencia estratégica y apoyo secretarial a nivel ejecutivo al presidente de la Fundación del Sistema de Salud Metodista. Requiere el uso de un nivel intermedio a avanzado de herramientas de automatización de oficina para incluir Microsoft Word, Excel, PowerPoint y otras aplicaciones de software.
• Apoya la misión, la visión, los valores y los objetivos estratégicos del Methodist Health System.

Educación

• Título universitario preferido o experiencia equivalente.

Experiencia laboral y otras habilidades

• Mínimo de cinco años de experiencia en secretaría trabajando y reportando a la gerencia de nivel superior.
• Nivel intermedio a avanzado de conocimientos de informática utilizando Microsoft Office.
• Buen conocimiento de terminología contable, inglés comercial, ortografía, puntuación y matemáticas.
• Capaz de comunicarse profesional y eficazmente (oralmente y por escrito) con todos los niveles.

Roles/Deberes

• Sirve como enlace con la Junta Directiva, el Comité Ejecutivo y el Comité de Finanzas de la Fundación Methodist Health System:
• Programa todas las reuniones de la junta de la Fundación, el comité ejecutivo y el comité de finanzas, prepara materiales/paquetes para las reuniones de la junta; configura tecnología para reuniones presenciales o remotas, asiste a reuniones y mantiene actas de las mismas.

• Ayudar al Director de Operaciones de la Fundación y Gobernanza de la Junta a satisfacer las necesidades de la Junta de MHSF supervisando y/o redactando actas para la Junta de MHSF y los comités de la Junta.
• Ser el experto administrativo de MHSF y responsable de las presentaciones, la tecnología, las líneas de conferencias, cualquier configuración de software/hardware relacionado y la resolución de problemas para todas las reuniones de la Junta, el Comité, el Desarrollo y otras reuniones relacionadas con la Fundación.
• Responsable de programar y enviar avisos de calendario apropiados para todas las reuniones de la Junta, el Comité y otras reuniones de la Fundación de MHSF, según lo asignado.
• Organice los materiales de la Junta combinando varios documentos de diferentes tipos de archivos en un solo PDF, coordinándose con el departamento de Gráficos para su impresión y distribución adecuadas. Archivar y organizar documentos electrónicamente en carpetas de red apropiadas.
• Ayuda al Presidente con las siguientes necesidades administrativas:
• Redacta correspondencia y produce correspondencia escrita por otros.
• Teléfono del departamento de respuestas; abre el correo y lo separa en carpetas de acción, lectura y firma.
• Programa reuniones/actualiza el calendario.
• Solicitudes de catering de Methodist Dallas Food Services que involucran reuniones solicitadas por la Methodist Health System Foundation.
• Se comunica/interactúa profesionalmente con ejecutivos, miembros de la junta directiva, médicos, donantes, líderes comunitarios y personal.
• Prepara las solicitudes de reembolso de gastos de Cuentas por pagar y toda la facturación de la Fundación para todo el Departamento de la Fundación y mantiene el sistema de archivo de las solicitudes enviadas (la experiencia en el uso de Workday para la presentación de gastos es una ventaja)
• Concilia los gastos relacionados con la Fundación para el estado de cuenta de American Express
• Ayudar al presidente de la Fundación a gestionar la junta externa y las iniciativas de participación comunitaria, incluida la programación, la preparación de materiales, la coordinación de las comunicaciones y la garantía de un seguimiento oportuno de los compromisos.
• Sirve de enlace con el departamento de Recursos Humanos:
• Ingrese registros de tiempo y asistencia para la nómina del personal asignado.
• Ayudar con trámites para Recursos Humanos.
• Revisa folletos, propuestas, publicaciones y materiales de eventos, etc.
• Aborde todos los problemas de la oficina específicamente relacionados con TI, planta física y limpieza.
• Realiza pedidos y organiza suministros de oficina y cocina.

Otras consideraciones

• Capacidad para manejar información confidencial de forma discreta.
• Buenas habilidades organizativas necesarias para realizar múltiples tareas.
• Jugador de equipo
• Automotivado

Methodist Health System es una organización religiosa con la misión de mejorar y salvar vidas a través de atención médica compasiva y de calidad. Durante casi un siglo, Methodist Health System, con sede en Dallas, ha sido una opción confiable para la salud y el bienestar. Nombrado uno de los sistemas de salud de más rápido crecimiento en Estados Unidos por Modern Healthcare, Methodist tiene una red de 12 hospitales (a través de propiedad y afiliación) con servicios médicos reconocidos a nivel nacional, como un Centro de Trauma Nivel I, trasplante de órganos múltiples, Centro Neonatal Nivel III. Cuidados Intensivos, neurocirugía, programas de cirugía robótica, oncología, gastroenterología y ortopedia, entre otros. Methodist tiene más de dos docenas de clínicas ubicadas en toda la región, programas de enseñanza de renombre, investigaciones innovadoras y un fuerte compromiso con la comunidad. Nuestra reputación como empleador galardonado se muestra en las distinciones que hemos obtenido:

• Designaciones Magnet® para los centros médicos Methodist Dallas, Methodist Charlton, Methodist Mansfield y Methodist Richardson
• 150 mejores lugares para trabajar en el sector sanitario según Becker’s Hospital Review, 2023
• Los 10 mejores empleadores Military Friendly®, designación de oro, 2023
• Los 10 mejores empleadores amigables con los cónyuges de militares, 2023

Expected salary:

Location: Dallas, TX

Job date: Fri, 22 Nov 2024 03:22:42 GMT

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