Leadership & Strategic Projects Manager

Job title: Leadership & Strategic Projects Manager

Company: Unisys

Job description: Cómo se ve el éxito en este rol:Descripción del puesto: Como asistente ejecutivo del equipo de liderazgo, el puesto es responsable de brindar apoyo administrativo y profesional de alto nivel en torno a las reuniones del equipo de liderazgo ejecutivo, que se realizan varias veces por trimestre. Garantiza que las reuniones y eventos estén en la secuencia adecuada, en función de las dependencias. Coordina con los asistentes administrativos para todos los asistentes requeridos. Además, realiza todos los preparativos necesarios para garantizar que las reuniones y eventos se ejecuten sin problemas. Como Gerente de Experiencia en el Lugar de Trabajo, el rol gestiona la recepción y la experiencia general en el lugar de trabajo para una oficina pequeña con menos de 50 asientos. Esto incluye la gestión de la recepción y de las instalaciones. Este puesto coordina y gestiona programas, eventos, conferencias y otras funciones internas o del cliente, que a menudo requieren disponibilidad fuera del horario laboral teniendo en cuenta múltiples zonas horarias. RESPONSABILIDAD CLAVE: Apoyo profesional (60%) / Administración de oficina general (40%)Ubicación: Dallas, con viajes ocasionales requeridosResponsabilidades:Responsabilidades de soporte profesional:

• Desarrolla y aprovecha las relaciones entre unidades de negocios, altos directivos, colegas y clientes externos para fomentar y apoyar la coordinación transfronteriza dentro del grupo mientras se cumplen las responsabilidades.
• Escribe, edita y gestiona materiales centrados en la organización, como comunicaciones, correspondencia, presentaciones, informes, incluida la decisión o recomendación de contenido. Responsable de difundir las comunicaciones para facilitar comunicaciones oportunas y efectivas.
• Total discreción y gestión de agendas, correo electrónico, contactos del profesional. Gestiona y coordina la logística de eventos y congresos de clientes.
• Gestiona un calendario complejo de equipos corporativos y de liderazgo teniendo en cuenta numerosos requisitos profesionales y de programación. Entiende que los horarios cambian y deben permanecer flexibles y solidarios en los esfuerzos de coordinación.
• Responsable de las notas detalladas de las reuniones del equipo de liderazgo y los elementos de acción, así como del seguimiento con los líderes sobre la información relacionada.
• Colaborar con los miembros del equipo de liderazgo para comprender y comunicar las diversas reuniones necesarias en cada año calendario.
• Mantenga una lista actualizada de temas de reuniones basada en otras reuniones de liderazgo o solicitudes de líderes.
• Revisar la cadencia de las reuniones y garantizar que las reuniones se realicen en una secuencia estratégica.
• Mantenga los calendarios de Liderazgo del año actual y futuro a través de invitaciones de Outlook, envíos de SharePoint y Excel/PDF.
• Asegúrese de que todos los participantes estén de acuerdo sobre la duración del tema antes de finalizar la agenda con el liderazgo.
• Revisar y obtener la aprobación para la agenda de la reunión del CEO, COO y CFO. Mantener informado al administrador ejecutivo del CEO.
• Recopilar, revisar y difundir el material final de la reunión.
• Toma actas detalladas de todas las reuniones de liderazgo, tomando nota de acciones y eventos importantes y realiza un seguimiento con los líderes.
• Seguimiento con líderes y equipos de apoyo para asegurar el cumplimiento de los objetivos y prioridades asignados.
• Crea nuevas plantillas para eventos con viajes asociados
• Organiza toda la logística, comidas, transporte y eventos para reuniones de liderazgo a gran escala.
• Recuerde a los administradores ejecutivos las fechas, la ubicación y los participantes de las reuniones para facilitar los arreglos de viaje.
• Trabaja directamente con el equipo de tecnología en los requisitos de cumplimiento de liderazgo.
• Compila el costo de los eventos y lo presenta al liderazgo para su aprobación.
• Realiza análisis comerciales/situacionales y desarrolla recomendaciones tales como identificar y desarrollar oportunidades de mejora de procesos comerciales o identificar y desarrollar alternativas para respaldar las decisiones comerciales. Participa en recomendar la alternativa más adecuada para lograr los objetivos comerciales y las necesidades comerciales de manera más eficiente y efectiva. Participa en la planificación y coordinación hasta la implementación.
• Trabaja con analistas de administración y bienes raíces para desarrollar y producir informes personalizados y garantizar que se mantenga la calidad de los datos en nombre de la empresa. Ejecuta varios informes semanales y mensuales regulares.

Responsabilidades de la administración de la oficina general:

• Gestiona la recepción y asegura una experiencia positiva y consistente para todos los asociados y visitantes.
• Gestiona las solicitudes de las oficinas locales relacionadas con problemas de espacios o instalaciones de trabajo, incluidas estaciones de trabajo personalizadas, alojamiento en el lugar de trabajo, equipo y mantenimiento de oficina, limpieza, estacionamiento, mantenimiento de edificios e inventario y solicitudes de tarjetas de acceso.
• Coordina con varios grupos de apoyo, incluidos, entre otros: tecnología de la información, recursos humanos, instalaciones y cumplimiento.
• Responsable de la ejecución del Plan de Continuidad del Negocio local.
• Supervisa la salud y seguridad del sitio y garantiza la coherencia en toda la oficina.
• Proporciona información al líder de la administración sobre el desarrollo de mejores prácticas y mantiene los estándares establecidos con sus subordinados directos.
• Servir de enlace con Real Estate en pequeñas renovaciones en el sitio.

Autoridades:

• Asesoramiento: proporciona consejos o sugiere cómo seguir procesos estándar. Brinda resolución sobre todos los asuntos administrativos u operativos de carácter no controvertido. Recomienda mejoras de procesos y recomienda contenido apropiado para informes y presentaciones a altos directivos. Hace recomendaciones de alternativas para respaldar los objetivos y necesidades comerciales.
• Autonomía: Trabaja de forma independiente para realizar la mayoría de las tareas. Se espera que desarrolle y fomente las relaciones con los clientes y presente ideas de mejora de procesos al líder.
• Gastar recursos: Tiene cierta autoridad/discreción para gastar montos de pedidos de valor pequeño para el cargo. Tiene autoridad del ejecutivo local para tomar decisiones de acuerdo con la política organizacional con respecto a los gastos relacionados con las instalaciones.
• Toma de decisiones: toma decisiones de moderada a alta complejidad al atender llamadas telefónicas, coordinar reuniones, administrar calendarios, gestionar viajes y responder a consultas no controvertidas. Toma decisiones moderadamente complejas al realizar análisis comerciales/situacionales, al preparar informes/presentaciones y al desarrollar e implementar mejoras en los procesos. Cuando no existen procesos o procedimientos pertinentes establecidos, el titular participa en la determinación y recomendación del mejor proceso/procedimiento para lograr el resultado deseado.

Relaciones interfuncionales:

• Interactúa periódicamente con unidades de negocios multifuncionales para recopilar información para preparar investigaciones, presentaciones o informes, y para realizar tareas administrativas y operativas. Desarrolla relaciones para lograr resultados y mejorar las relaciones entre grupos.
• Interactúa con colegas y clientes a nivel mundial, lidiando con múltiples zonas horarias e implicaciones culturales según los requisitos únicos de la unidad de negocios.

Dimensiones del trabajo:

• Este no es un rol remoto. Se requiere que el rol esté en el sitio al 100% con un viaje de aprox. 1-2 veces por trimestre
• Gestiona o participa en el liderazgo de una variedad de proyectos administrativos/operativos relacionados.
• Proporciona apoyo administrativo y profesional de alto nivel al ejecutivo.
• Se requieren horas extras con poca antelación, incluido el trabajo ocasional de fin de semana.
• Puede ser adscrito o reasignado dentro del grupo empresarial más amplio si los requisitos comerciales cambian.

Tendrá éxito en este puesto si tiene:Calificaciones:

• Requiere de 5 a 7 años de experiencia en una función de apoyo administrativo/profesional en un entorno acelerado, abordando cuestiones moderadamente complejas y gestionando prioridades conflictivas.
• Licenciatura. Otra capacitación y desarrollo relacionados con profesionales para mantener las habilidades actualizadas, incluido el software de productividad de oficina.
• Muy buen conocimiento de los procesos, políticas y procedimientos necesarios para apoyar la unidad de negocio.
• Fuertes capacidades analíticas y de resolución de problemas.
• Capacidad para organizar información comercial de alta complejidad y gran volumen y desarrollarla en informes y presentaciones coherentes y profesionales, con poca orientación y capacidad para reconocer y responder a problemas relacionados con el negocio dentro del alcance del material.
• Capacidad para analizar alternativas relevantes y crear una recomendación racional para apoyar la toma de decisiones comerciales. Capacidad para planificar y coordinar la implementación de la alternativa seleccionada.

#LI-KB1Este papel puede requerir acceso a productos y tecnología controlados por las exportaciones. Por lo tanto, para cumplir con las regulaciones de control de exportaciones de EE. UU., el solicitante debe ser elegible para recibir las autorizaciones requeridas del gobierno de EE. UU.Unisys se enorgullece de ser un empleador que ofrece igualdad de oportunidades y considera a todos los solicitantes calificados sin importar edad, casta, ciudadanía, color, discapacidad, historial médico familiar, estado familiar, origen étnico, género, expresión de género, identidad de género, información genética, estado civil, origen nacional, situación parental, embarazo, raza, religión, sexo, orientación sexual, condición de transgénero, condición de veterano o cualquier otra categoría protegida por la ley.Este compromiso incluye nuestros esfuerzos por brindar a todos aquellos que busquen expresar interés en el empleo la oportunidad de participar sin barreras. Si usted es un solicitante de empleo en los EE. UU. que no puede revisar las oportunidades laborales aquí contenidas, o no puede completar su expresión de interés sin asistencia adicional y desea analizar una solicitud de adaptación razonable, comuníquese con nuestra organización de reclutamiento global en [email protected]. o alternativamente, llame gratis al 888-560-1782 (mensaje 4). Los solicitantes de empleo en EE. UU. pueden encontrar más información sobre Unisys.

Expected salary:

Location: Dallas, TX

Job date: Sat, 20 Apr 2024 22:57:08 GMT

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