Receptionist

Job title: Receptionist

Company: Murray Resources

Job description: Una empresa de energía independiente busca un recepcionista para administrar la recepción y facilitar las operaciones eficientes de la oficina. El candidato ideal tiene una importante experiencia en administración de oficinas y excelentes habilidades organizativas y de priorización. Al comunicarse de manera efectiva, la nueva recepcionista garantizará operaciones de oficina eficientes manteniendo altos estándares de profesionalismo y eficiencia en el manejo de las tareas de oficina mientras cumple estrictamente con los protocolos establecidos.Salario: $20-23/hora
Ubicación: Houston, Texas
Tipo de puesto: Temporal para contratarResponsabilidades:

• Saludar y dar la bienvenida a los visitantes de manera profesional y amigable; determinar el propósito de la visita de cada visitante. Ofrezca bebidas a los invitados según sea necesario.
• Responder, filtrar y dirigir llamadas telefónicas al personal; tomar mensajes y proporcionar información básica o asistencia a las personas que llaman.
• Supervisar las operaciones diarias del área de recepción, incluido el mantenimiento de la limpieza, la organización de los suministros y la garantía de una apariencia profesional.
• Realice tareas administrativas como entrada de datos, archivo, fotocopiado, escaneo de documentos y preparación de correspondencia para múltiples entidades y departamentos.
• Mantenga registros precisos de visitantes, citas, llamadas telefónicas y otra información relevante.
• Reciba correo, documentos, paquetes y entregas de mensajería y entregue o distribuya artículos. Organizar envíos salientes y servicios de mensajería.
• Acepte entregas de suministros de oficina y cocina, verifique su exactitud y organícelas para su distribución.
• Lleve un registro de los niveles de inventario de suministros de oficina y cocina, incluidos alimentos, bebidas, utensilios y artículos de limpieza. Coordinar con el Asistente Ejecutivo para realizar pedidos de suministros.
• Almacene estantes, gabinetes y refrigeradores con suministros, asegurándose de que los artículos estén perfectamente organizados y sean de fácil acceso.
• Mantenga el vestíbulo, el área de la cocina y la sala de juntas limpios y organizados, lo que incluye limpiar encimeras, mesas y electrodomésticos, encender y descargar el lavavajillas y lavar los platos según sea necesario.
• Realice un seguimiento del mantenimiento de la fotocopiadora y de los niveles de inventario de suministros. Coordinar con el Asistente Ejecutivo para realizar pedidos de suministros.
• Ayudar con la instalación de salas de conferencias y espacios para eventos.
• Capaz de trabajar con discreción y tacto en un entorno expuesto a un alto nivel de información sensible y confidencial.
• Maneje las consultas, quejas o problemas de los clientes de manera profesional y escale los asuntos complejos según sea necesario.
• Mantener y actualizar calendarios para las salas de conferencias de la oficina.
• Programe citas y reuniones según lo solicitado.
• Haga cumplir los procedimientos de seguridad, verifique la identificación de los visitantes, emita credenciales de visitante/permisos de estacionamiento y supervise el acceso a las instalaciones.
• Apoye al Asistente Ejecutivo, otros departamentos o miembros del equipo con proyectos, eventos o tareas especiales según sea necesario.
• Actualice, cargue y edite el sitio de SharePoint. Crear sitios en SharePoint.
• Administre etiquetas con nombres de puertas para nuevos empleados/contratistas. Prepare paquetes de incorporación/bienvenida.
• Supervise los informes de viaje a través de Concur. Revise, adjunte documentación de respaldo y envíela al aprobador correspondiente. Reúna formularios de autorización de viaje y mantenga un registro de viaje.
• Empaquete los pagos completados en la carpeta de facturas para el equipo de cuentas por pagar semanalmente.
• Haga malabares de manera eficiente con múltiples tareas y prioridades en un entorno acelerado mientras mantiene una conducta amigable y profesional.
• Proporcionar soporte de respaldo al Asistente Ejecutivo según sea necesario.
• Apoyar a los equipos de administración/RRHH según sea necesario.
• Mantener excelente asistencia y puntualidad.
• Realizar otras tareas que le sean asignadas.

Requisitos:

• Se requiere experiencia mínima de un año en administración de oficina.
• Se requiere un mínimo de tres años de experiencia en un ambiente de trabajo profesional.
• Debe poder levantar hasta 15 libras a veces.
• Demostrar etiqueta comercial y de oficina.
• Excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita; Capacidad para hablar y escribir con confianza, carisma y competencia para una amplia variedad de audiencias, incluida la gerencia.
• Comprensión de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina.
• Fuertes habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Capacidad para interactuar cómodamente con todos los niveles de gestión.
• Debe poder manejar asuntos confidenciales con la máxima discreción.
• Pensador con visión de futuro, que busca activamente oportunidades y propone soluciones.
• Competente en Microsoft Office con énfasis en Excel y gran dominio de Outlook, PowerPoint y Word.
• SharePoint preferiblemente
• Se prefiere experiencia con Concur
• Experiencia con fotocopiadora/impresora.

Debido al gran volumen de solicitudes que normalmente recibimos, lamentamos no poder responder personalmente a todas las solicitudes. Sin embargo, si lo invitan a dar el siguiente paso en el proceso, normalmente lo contactaremos dentro de una semana después de enviar su solicitud.

Expected salary: $20 – 23 per hour

Location: Houston, TX

Job date: Thu, 16 May 2024 22:00:41 GMT

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