Receptionist

Job title: Receptionist

Company: Sames, Inc.

Job description: RESUMENBrinda un excelente servicio al cliente al personal de la empresa y a los invitados, apoyo general de oficina con una variedad de actividades administrativas y tareas relacionadas. La recepcionista será responsable de responder las llamadas entrantes, dirigir las llamadas a los asociados apropiados, distribuir el correo, fluir la correspondencia, solicitar suministros y realizar tareas administrativas adicionales.FUNCIONES ESENCIALESSe pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales. * Garantiza que la oficina esté desbloqueada, que todas las luces estén encendidas y que esté lista para responder al personal, los clientes o las llamadas antes de las 8 a.m.

• Tiene conocimiento de la organización corporativa, el alcance de los servicios ofrecidos y el personal clave para el cumplimiento de los requisitos del puesto.
• Responde llamadas telefónicas con el nombre de la empresa y un saludo y dirige a la persona que llama al asociado correspondiente. Transferirá una persona que llama al buzón de voz de un asociado cuando el asociado no esté disponible.
• Saluda y da la bienvenida a los visitantes a la oficina y se asegura de que sean atendidos de inmediato por uno mismo o por el personal solicitado.
• Toma y recupera mensajes telefónicos o en persona dejados al personal de la empresa y proporciona mensajes al personal por correo electrónico.
• Proporciona a quienes llaman información como la dirección de la empresa, direcciones para llegar a la ubicación de la empresa, números de fax de la empresa, sitio web de la empresa y otra información relacionada.
• Recibe, clasifica y reenvía el correo entrante. Mantiene y encamina publicaciones.
• Coordina el retiro y entrega de servicios de correo urgente (FedEx, UPS, etc.)
• Ayuda en el pedido, recepción, almacenamiento y distribución de suministros de oficina, incluidos suministros de agua para cocinas y salas de conferencias, manteniendo niveles de existencias adecuados.
• Ayuda a organizar eventos, programar reuniones, planificar/coordinar arreglos de viajes con todos los departamentos y otras actividades.
• Actualizar el Calendario Administrativo sobre todas las licencias/vencimientos y renovaciones profesionales.
• Ayuda con otras tareas administrativas relacionadas, como fotocopiar, enviar faxes, archivar y cotejar.
• Administre el calendario de la sala de conferencias y coordine con el personal en caso de que haya solicitudes contradictorias.
• Mantener las áreas comunes (salas de conferencias, sala de recreación, sala de descanso): debe incluir la eliminación de basura, la desinfección de las mesas y la reorganización de las sillas después de cada reunión.
• Garantiza que las computadoras portátiles o la cámara o el micrófono de la sala de conferencias estén listos para su uso en cada reunión y estén informados en caso de que el personal los retire de la sala de conferencias.
• Asegúrese de que todos los paquetes entregados se retiren del lobby y se entreguen de inmediato al destinatario indicado diariamente según sea necesario.
• Asegúrese de que haya desinfectantes disponibles en vestíbulos y pasillos.
• Asegúrese de que el vestíbulo y la zona de asientos se mantengan limpios y organizados.
• Procese pagos con tarjeta de crédito para clientes por teléfono o en persona y proporcione una copia escaneada del recibo al departamento específico.
• Es posible que se requieran entregas/recogida de correo, recados y paquetes.
• Realice tareas de ingreso de datos, incluido el ingreso de recibos de gas y otra información financiera relevante en QuickBooks u otro software de contabilidad.
• Garantice la entrada precisa y oportuna de datos, manteniendo la categorización y documentación adecuadas para fines de seguimiento y generación de informes de gastos.
• Otras funciones que le sean asignadas.

EDUCACIÓN Y EXPERIENCIA REQUERIDAS * Diploma de escuela secundaria/GED

• Experiencia administrativa de un año.
• Competencia en comunicación.
• Cliente/Enfoque en el cliente.
• Capacidad Técnica.

Tenga en cuenta que esta descripción del trabajo cubre y/o contiene una lista completa de actividades, deberes o responsabilidades que se requieren del empleado para este trabajo. Los deberes, responsabilidades y actividades pueden cambiar en cualquier momento con o sin previo aviso.REQUISITOS ESPECIALESPosesión de una licencia de conducir de Texas válida y apropiada (Clase C) y un historial de conducción aceptable. Se requiere examen físico y examen de detección de drogas antes del empleo.Se pueden hacer adaptaciones razonables para permitir que las personas con discapacidades realicen las funciones esenciales.

Expected salary:

Location: McAllen, TX

Job date: Sun, 17 Nov 2024 23:10:41 GMT

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