Senior Office Assistant, (B252035-1), 202, Health & Benefits

Job title: Senior Office Assistant, (B252035-1), 202, Health & Benefits

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoProporciona apoyo administrativo, técnico y administrativo a la división de Salud y Beneficios del Departamento de Recursos Humanos. Responde llamadas telefónicas, programa citas, ayuda con solicitudes de beneficios y prepara informes. Garantiza el cumplimiento de las normas y reglamentos del departamento y del programa.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALESLa intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Realiza procesos administrativos, tales como nómina, cuentas por cobrar/pagar, arrendamientos, gestión de subvenciones, facturas, requisiciones, órdenes de trabajo, etc.; mantiene y distribuye suministros e inventario.
• Reúne datos, compila informes y difunde información; mantiene registros y documentación.
• Brinda soporte de servicio al cliente a nuestros empleados y jubilados con respecto a los planes de beneficios de la Ciudad.
• Coordina programas o procesos dentro del departamento, incluida la admisión, el procesamiento y la presentación de informes, además de preparar políticas y procedimientos relacionados.
• Desarrolla y organiza programas y actividades para la división de Salud y Beneficios.
• Comunica información a la gerencia y a otros.
• Ayuda a coordinar con administradores externos, contratistas y otros para resolver problemas e implementar programas.
• Garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos de la ciudad y de las regulaciones municipales, estatales y federales.
• Ayuda en la planificación, desarrollo, diseño e implementación de importantes programas de beneficios.
• Ayuda a crear, revisar y revisar las políticas de la Ciudad de Laredo.
• Introduce información de datos en el centro de beneficios para empleados y garantiza la precisión y puntualidad de estos cambios.
• Colabora en la preparación de diversos informes.
• Explica las políticas y procedimientos departamentales.
• Ayuda en cualquier adición, cambio y eliminación relacionados con el seguro médico. Procesa formularios de mantenimiento de archivos para reflejar los cambios.
• Escribe memorandos, declaraciones, cartas, informes y diversos documentos departamentales.
• Ayuda a verificar el empleo de todos los empleados de la ciudad consultando los registros de la ciudad para garantizar que se actualicen las adiciones/eliminaciones de beneficios.
• Ayuda a preparar y mantener deducciones por contribuciones para beneficios para todos los empleados de la Ciudad.
• Ayuda a mantener una buena comunicación entre el personal, los visitantes y otros contactos comerciales.
• Debe seguir todas las reglas de etiqueta telefónica y debe ser cortés en todas las comunicaciones telefónicas.
• Se requerirá conducir un vehículo de la ciudad para uso comercial de la ciudad.
• Realiza otras tareas que le sean asignadas.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALESConocimiento de:

• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas computadoras y software aplicable, como AS400 y Microsoft Office.
• Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.
• Conocimiento de prácticas y procedimientos administrativos avanzados.
• Conocimiento de las políticas, procedimientos y ordenanzas de la Ciudad de Laredo.

Habilidades y Habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, cambiando a menudo de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Habilidad en resolución de conflictos y resolución de problemas.
• Capacidad para organizar datos, preparar informes y mantener registros.
• Capacidad para construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con otros.
• Capacidad para mantener buenas habilidades de planificación y organización.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para realizar trabajos extenuantes y rutinarios.
• Capacidad para mantener una licencia de conducir de Texas válida y un buen historial de conducción.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para comunicarse eficazmente tanto de forma oral como escrita en el idioma inglés y oralmente en el idioma español.
• Capacidad para cumplir con todas las políticas y procedimientos de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para mantener buena salud y condición física suficiente para permitir el pleno desempeño de las funciones propias de este puesto.

ENTORNO/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICAS Requisitos de esfuerzo físico El puesto tendrá las siguientes exposiciones

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Exposición ocasional a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. Trabajo ocasional fuera de casa.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.

Ubicaciones del entorno laboral El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laboralesNunca

• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Sitio de construcción

Rara vez

• Ambiente al aire libre

A veces

• Entorno de almacén

Frecuentemente

• Espacio confinado

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar
• Vehículos

Exposiciones La posición requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientalesRara vez

• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

A veces

• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Enfermedades transmisibles
• Piezas mecánicas móviles

Frecuentemente

• Individuos hostiles o furiosos.
• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Otro: ruido constante

El puesto de viaje requerirá que el empleado viajeNunca:

• viajes nacionales
• Viajes internacionales

Rara vez:

• viajes regionales

A menudo

• viajes locales

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Diploma de escuela secundaria o equivalente a GED
• Al menos dos (2) años de experiencia en trabajos de oficina.

Licencias y certificaciones válidasLicencias y certificaciones requeridas:Licencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, nivel socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.La Ciudad de Laredo ofrece un paquete de compensación de beneficios que incluye lo siguiente para todos los empleados regulares de tiempo completo:

• 10 días de vacaciones pagadas al año
• 6 1/2 días de baja por enfermedad al año
• Plan de pensiones
• 16 vacaciones pagadas
• Salud pagada*
• Plan dental*
• Seguro de vida*

*período de espera de 30 díasPara obtener una descripción completa de nuestros beneficios, visite nuestro sitio web en: bajo Beneficios para empleados01¿Es usted un empleado regular actual de la Ciudad de Laredo a tiempo completo o parcial?

• Soy empleado de tiempo completo de la Ciudad de Laredo.
• Soy un Ciudad de Laredo a tiempo parcial
• No soy un empleado de tiempo completo o parcial de la Ciudad de Laredo

02¿Cuál es su nivel más alto de educación?

• Alguna escuela secundaria
• Diploma de escuela secundaria o GED reconocido por la Agencia de Educación de Texas o una agencia de acreditación regional
• 30 horas universitarias completas (créditos) de un colegio o universidad acreditada
• 60 horas universitarias completas (créditos) de un colegio o universidad acreditada
• Título asociado de un colegio o universidad acreditada
• Licenciatura de un colegio o universidad acreditada
• Maestría de un colegio o universidad acreditada
• Doctorado de un colegio o universidad acreditada
• Juris Doctor de un colegio o universidad acreditada
• Otro título de posgrado de un colegio o universidad acreditada
• Ninguno de los anteriores

03¿Tiene al menos dos (2) años de experiencia laboral en oficina?

• Sí
• No

04Según la experiencia que proporcionó en su solicitud, indique el nombre de las agencias con las que realizó trabajo de oficina: Nota: No responda esta pregunta con “Ver currículum” o “Ver solicitud”. Hacerlo descalificará automáticamente su solicitud del proceso.05Entiendo que si no completo TODAS las secciones de mi solicitud, incluida la “Licencia de conducir” (si corresponde), “Educación”, “Experiencia laboral”, “Certificaciones y licencias” (si corresponde), “Preguntas para toda la agencia” y Las “Preguntas complementarias específicas del trabajo” darán lugar a que mi solicitud no sea procesada.

• He leído y comprendido la información anterior.
• He leído y no entiendo la información anterior. Me comunicaré con el Departamento de Recursos Humanos para obtener más explicaciones.

Expected salary: $14.55 per hour

Location: Laredo, TX

Job date: Mon, 11 Nov 2024 02:19:29 GMT

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