Senior Office Assistant, (B259610-1), 202, Administration

Job title: Senior Office Assistant, (B259610-1), 202, Administration

Company: City of Laredo

Job description: Descripción del trabajoEl asistente superior de oficina brinda apoyo administrativo al Departamento de Desarrollo Comunitario, manejando tareas como programar reuniones, administrar comunicaciones, mantener registros y ayudar con la entrada de datos y los informes. El puesto también incluye tareas de servicio al cliente, responder consultas, coordinar suministros de oficina, recibir pagos, hacer recados y respaldar procesos financieros como facturación, elaboración de presupuestos y nómina.Funciones esenciales/Competencias laborales/Requisitos físicosDEBERES Y RESPONSABILIDADES ESENCIALESLa intención de esta descripción de trabajo es proporcionar un resumen representativo de los principales deberes y responsabilidades desempeñados por los empleados en este trabajo. Se puede solicitar a los empleados que realicen tareas relacionadas con el trabajo distintas a las presentadas específicamente en esta descripción.

• Supervisa los procesos administrativos, como nómina, cuentas por cobrar/por pagar, arrendamientos, gestión de subvenciones, facturas, solicitudes, órdenes de trabajo, etc.; mantiene y distribuye suministros e inventario.
• Reúne datos, compila informes y difunde información; mantiene registros y documentación.
• Procesa la nómina de los empleados del departamento.
• Coordina programas o procesos dentro del departamento, incluida la admisión, aprobación, procesamiento e informes, además de preparar políticas y procedimientos relacionados.
• Se requerirá conducir un vehículo de la ciudad para uso comercial de la ciudad.
• Realiza otras tareas que le sean asignadas.

Bajo el Departamento de Desarrollo Comunitario

• Mantiene el área de recepción en todo momento.
• Brinda servicio al cliente a todos los visitantes e invitados, lo que incluye responder consultas generales, saludar a los visitantes y mantener un registro de visitantes.
• Responder llamadas telefónicas y enrutarlas en consecuencia.
• Tomar mensajes según sea necesario.
• Supervisar la entrega de paquetes y correspondencia.
• Puede mantener calendarios de salas de conferencias y organizar sistemas de archivo generales.
• Puede preparar y escribir memorandos, informes y solicitudes.
• Puede ayudar en el desarrollo de investigaciones para el departamento.
• Realiza otras tareas que le sean asignadas.

COMPETENCIAS PARA EL DESEMPEÑO EXITOSO DE LAS FUNCIONES LABORALESConocimiento de:

• Conocimiento de los procedimientos y métodos de oficina modernos, incluidas computadoras y software aplicable, como AS400 y Microsoft Office.
• Conocimiento de gramática, ortografía y puntuación inglesa.
• Conocimientos de contabilidad, manejo de efectivo y aritmética.
• Conocimiento de los requisitos del programa.
• Conocimiento de prácticas y procedimientos administrativos avanzados.
• Conocimiento de las políticas, procedimientos y ordenanzas de la Ciudad de Laredo.

Habilidades y Habilidades:

• Habilidad en planificación, organización y gestión del tiempo.
• Habilidad en la prestación de servicios al cliente.
• Habilidad para realizar una variedad de tareas, a menudo cambiando de una tarea a otra de diferente naturaleza.
• Habilidad en resolución de conflictos y resolución de problemas.
• Capacidad para organizar datos, preparar informes y mantener registros.
• Capacidad para construir y mantener relaciones de trabajo efectivas con otros.
• Capacidad para comunicarse de forma clara y eficaz tanto de forma oral como escrita.
• Capacidad para mantener buenas habilidades de planificación y organización.
• Capacidad para recibir y seguir instrucciones del supervisor.
• Capacidad para dar instrucciones y lograr el cumplimiento del personal asignado.
• Capacidad para realizar trabajos extenuantes y rutinarios.
• Capacidad para mantener una licencia de conducir de Texas válida y un buen historial de conducción.
• Capacidad para proyectar una imagen positiva y profesional de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para comunicarse eficazmente tanto de forma oral como escrita en el idioma inglés y oralmente en el idioma español.
• Capacidad para cumplir con todas las políticas y procedimientos de la Ciudad de Laredo.
• Capacidad para mantener buena salud y condición física suficiente para permitir el pleno desempeño de las funciones propias de este puesto.

ENTORNO/CONDICIONES DE TRABAJO Y DEMANDAS FÍSICAS Requisitos de esfuerzo físico El puesto tendrá las siguientes exposiciones

• Oficina o ambiente interior similar, relativamente libre de condiciones o peligros ambientales desagradables.
• Exposición ocasional a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. Trabajo ocasional fuera de casa.
• Exposición frecuente a condiciones y/o peligros ambientales desagradables. La mayoría de los trabajos se realizan al aire libre o con exposición a riesgos.
• Ejercer hasta 10 libras de fuerza ocasionalmente, una cantidad insignificante de fuerza con frecuencia y/o tener que levantar, transportar, empujar, tirar o mover objetos constantemente, incluido el cuerpo humano. El trabajo sedentario implica estar sentado la mayor parte del tiempo. Los trabajos son sedentarios si se requiere caminar y estar de pie sólo ocasionalmente y se cumplen todos los demás criterios sedentarios.
• Ejercer hasta 35 libras de fuerza ocasionalmente, hasta 20 libras de fuerza con frecuencia y/o hasta 20 libras de fuerza teniendo que mover objetos constantemente.

Ubicaciones del entorno laboral El puesto requerirá que el empleado trabaje en los siguientes tipos de entornos laborales
Rara vez

• Sitio de construcción
• Espacio confinado
• Entorno de almacén

A veces

• Ambiente al aire libre
• Entorno de la calle (cerca del tráfico en movimiento)
• Vehículos

A menudo

• Oficina o ambiente interior similar

Exposiciones La posición requerirá que el empleado esté expuesto a los siguientes elementos ambientales
Rara vez

• Individuos con antecedentes violentos conocidos
• Frío extremo (menos de 32 grados)
• Enfermedades transmisibles
• Humos o partículas en el aire.
• Productos químicos o sustancias tóxicas o cáusticas.

A veces

• Individuos hostiles o iracundos.
• Calor extremo (más de 100 grados)
• Piezas mecánicas móviles
• Ruidos fuertes (más de 85 decibelios, como camiones pesados, martillos neumáticos, construcción)

El puesto de viaje requerirá que el empleado viajeNunca:

• Viajes internacionales

Rara vez:

• viajes regionales
• viajes nacionales

A veces:

• viajes locales

Calificaciones mínimasEducación y experiencia requeridas

• Diploma de escuela secundaria o equivalente a GED
• Al menos dos (2) años de experiencia en trabajos de oficina.

Licencias y certificaciones válidasLicencias y certificaciones requeridas:Licencia de conducir válida de Texas. Si el solicitante tiene una licencia de otro estado, se debe obtener una licencia de conducir del estado de Texas dentro de los 6 meses posteriores al empleo.Como parte de los requisitos mínimos para todos los puestos en la Ciudad de Laredo, se requerirá una verificación de antecedentes exhaustiva y expedientes académicos certificados de todos los solicitantes a quienes se les ofrezca empleo.A partir del 24 de febrero de 1997, todos los solicitantes seleccionados deben someterse a una prueba de drogas y alcohol antes de ser contratados.A partir del 7 de enero de 2008, todas las personas en funciones/posiciones sensibles a la seguridad, según la definición de la Política de Drogas y Alcohol de la Ciudad de Laredo, estarán sujetas a pruebas aleatorias de drogas y alcohol.Una persona con una discapacidad que necesita una adaptación razonable relacionada con un proceso de selección debe comunicarse con el Departamento de Recursos Humanos al (956) 791-7480 dos días antes de la entrevista y/o prueba programada, si corresponde.La ciudad de Laredo es un empleador que ofrece igualdad de oportunidades/acción afirmativa/pro discapacitados y veteranos. Damos la bienvenida a las diferencias en forma de género, raza, etnia, discapacidad, geografía, nivel socioeconómico, edad, política, religión, filosofía, orientación sexual o identidad de género. Se anima a todos los solicitantes que compartan este objetivo a presentar su solicitud. Debe poder funcionar en una organización basada en principios que tenga una cultura basada en el carácter y los valores fundamentales.La Ciudad de Laredo ofrece un paquete de compensación de beneficios que incluye lo siguiente para todos los empleados regulares de tiempo completo:

• 10 días de vacaciones pagadas al año
• 6 1/2 días de baja por enfermedad al año
• Plan de pensiones
• 16 vacaciones pagadas
• Salud pagada*
• Plan dental*
• Seguro de vida*

*período de espera de 30 díasPara obtener una descripción completa de nuestros beneficios, visite nuestro sitio web en: bajo Beneficios para empleados01¿Es usted un empleado regular actual de la Ciudad de Laredo a tiempo completo o parcial?

• Soy empleado de tiempo completo de la Ciudad de Laredo.
• Soy una ciudad de Laredo a tiempo parcial.
• No soy un empleado de tiempo completo o parcial de la Ciudad de Laredo

02¿Cuál es su nivel más alto de educación?

• Alguna escuela secundaria
• Diploma de escuela secundaria o GED reconocido por la Agencia de Educación de Texas o una agencia de acreditación regional
• 30 horas universitarias completas (créditos) de un colegio o universidad acreditada
• 60 horas universitarias completas (créditos) de un colegio o universidad acreditada
• Título asociado de un colegio o universidad acreditada
• Licenciatura de un colegio o universidad acreditada
• Maestría de un colegio o universidad acreditada
• Doctorado de un colegio o universidad acreditada
• Juris Doctor de un colegio o universidad acreditada
• Otro título de posgrado de un colegio o universidad acreditada
• Ninguno de los anteriores

03¿Tiene al menos dos (2) años de experiencia laboral en oficina?

• Sí
• No

04Según la experiencia que proporcionó en su solicitud, indique el nombre de las agencias con las que realizó trabajo de oficina: Nota: No responda esta pregunta con “Ver currículum” o “Ver solicitud”. Hacerlo descalificará automáticamente su solicitud del proceso.05Entiendo que si no completo TODAS las secciones de mi solicitud, incluida la “Licencia de conducir” (si corresponde), “Educación”, “Experiencia laboral”, “Certificaciones y licencias” (si corresponde), “Preguntas para toda la agencia” y Las “Preguntas complementarias específicas del trabajo” darán lugar a que mi solicitud no sea procesada.

• He leído y comprendido la información anterior.
• He leído y no entiendo la información anterior. Me comunicaré con el Departamento de Recursos Humanos para obtener más explicaciones.

Expected salary: $14.55 per hour

Location: Laredo, TX

Job date: Mon, 16 Dec 2024 05:47:38 GMT

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